A la hora de gestionar cualquier tipo de negocio, ya sea pequeño, mediano o grande, es muy recomendable utilizar un software de gestión que nos permita monitorizar todas las actividades y áreas empresariales, para incrementar la productividad y reducir los costes.

En el sector de la mecánica, debes saber que, pese a ser fácilmente accesible, no es conveniente emplear un programa de gestión de taller gratis, ya que existen ciertos riesgos y desventajas de cara al desarrollo de las actividades del negocio.

Contraindicaciones de los programas gratis para gestionar talleres

Con respecto al uso de este tipo de soluciones, pese a que reportan una eficiencia implacable tanto en el corto como en el largo plazo, pueden generar bastantes problemas si no se escoge un software adecuado a los objetivos y necesidades del taller. Esto ocurre, en la gran mayoría de los casos, al optar por un sistema de gestión gratuito, ya que estos cuentan con determinados inconvenientes a tener en cuenta.

En primer lugar, debemos conocer la diferencia entre las alternativas que existen para trabajar con un software sin pagar por él:

1. Software libre. Este tipo de software es gratuito y se puede utilizar para cualquier propósito, además de modificar, distribuir y mejorar como se desee. También se denominan soluciones libres de derechos, ya que el usuario no debe pagar los derechos de autor para disfrutar del programa.
2. Software gratuito. Su distribución no tiene ningún coste para el usuario, pero posee una licencia privativa que prohíbe su utilización libre y modificación. Acostumbran a ser versiones inferiores a otros sistemas más completos, por los que sí se paga.
3. Software pirata. Su uso incurre en un delito grave. El problema de utilizar este tipo de software, es que si te pillan, no solo cerrarán tu taller, además podrías enfrentarte a una pena entre 2 y 4  años de carcel, así que mucho cuidado si algún conocido os ofrece esta alternativa.

Centrándonos en los dos primeros, en los que podremos optar a programas gratuitos de uso legal, cualquier tipo de empresario de la mecánica podrá disfrutar de ellos con cierta libertad, pero existen varias contraindicaciones que detallaremos en función del tipo de software a elegir.

Desventajas del software libre para taller

Pese a que la propuesta mostrada en la definición puede parecer bastante atractiva, la realidad nos dice que el uso de este tipo de programas puede llegar a traer más problemas que beneficios, algo que se debe a las siguientes razones:

1. No hay certeza de que exista algún control de calidad previo, ni garantía por fallos ni corrección de posibles errores de los programas.
2. Acostumbran a tener escasas aplicaciones para sectores específicos (popularmente llamado software vertical).
3. Cuenta con un mantenimiento, configuración e instalación complejos y sin soporte.
4. El intercambio de archivos es complicado.
5. Cuando aparece un problema, no hay a quien recurrir, y puede suponer días o meses de inactividad del negocio.
6. Los mantenimientos, backups, actualizaciones, parches de seguridad (en el mejor de los casos, ya que rara vez los hay) corren a cargo del usuario.
7. Al ser de código fuente abierto, se conocen sus vulnerabilidades, y los ordenadores donde se instalan son más susceptibles de ser atacados si no se instalan con frecuencia las actualizaciones y parches de seguridad

A todo ello, debemos sumar el hecho de que, para poder realizar cambios y modificaciones personalizadas al programa, así como para su soporte y mantenimiento, el profesional debe contar con una formación previa. De no tenerla, su uso se puede complicar bastante, y terminar siendo perjudicial para la productividad del taller.

Desventajas de usar programas para talleres gratuitos

En lo que al software para talleres gratis respecta, debemos saber que la gran mayoría de ellos cuentan con un elevado número de costes ocultos, es decir, funcionalidades esenciales para las que nos vemos obligados a pagar. Es importante saber que en este tipo de programas, todo lo relativo a actualizaciones, soporte, mantenimiento y atención al cliente es de pago, por lo que cualquier problema o error nos puede suponer un gasto muy elevado, ya que solo se recurrirá a este tipo de ayuda cuando hay algún problema generado, y se aprovecharán de ello.

Por otro lado, la seguridad de la información acostumbra a verse comprometida, ya que carecen de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la protección ante posibles grietas o ataques. Las actualizaciones son escasas y costosas en este tipo de programas, tanto en el ámbito técnico como en el legislativo.

Entonces, ¿cuál es la solución más eficiente para gestionar mi taller?

Hemos visto que un programa gratis para nuestro taller puede traer más problemas que ventajas a la gestión del negocio, por lo que la solución se encuentra en otro tipo de software con características diferentes. En las diversas áreas del taller (desarrollo, seguridad, personal, marketing), necesitamos un sistema sencillo pero avanzado y barato que pueda integrar la información, reducir el gasto de recursos e incrementar la productividad.

Por este motivo, es recomendable optar por una solución como la que ofrecemos en TallerGP, un ERP de precio moderado para gestión de talleres online donde podrás realizar la administración completa de todas las tareas administrativas de tu negocio. Incluimos funcionalidades en cada uno de los departamentos, además de garantizarte atención personalizada, seguridad en los datos y actualizaciones frecuentes.

En la gran mayoría de los casos, sobre todo cuando hablamos del mundo profesional y dentro del sector de la mecánica, lo barato termina saliendo caro.

En esta temática, los software libres o gratuitos pueden terminar generando graves problemas que desemboquen en una pérdida de datos, de clientes, robo de información o fallos importantes en el servicio, algo desastroso para el rendimiento de la empresa.

Ventajas de utilizar un software como TallerGP para tu negocio

• Ahorro de costes. Precio Fijo. No hay que pagar una costosa licencia inicial (que si el programa no me gusta, no me devolverán). No hay que pagar caros servidores ni costosas configuraciones. Solo se paga por lo que se usa, y se paga todos los meses una pequeña cantidad fija, y está todo incluido. Además es fiscalmente rentable, ya que es 100% deducible.
• Alta seguridad. Nuestro ERP de gestión de talleres cuenta con la Certificación de Seguridad Internacional 27001:2005, garantizando la protección de tu información al utilizar nuestros servicios.
• Uso intuitivo y simple. Las funcionalidades principales de nuestro programa pueden ser empleadas por cualquier profesional de la mecánica sin ningún problema, evitando formaciones amplias y costosas en el uso de ERPs.
• Mejor trato con proveedores y clientes. Puedes gestionar todos los contactos con tus proveedores y clientes a través del software, por lo que la relación con los mismos mejorará significativamente.
• Generación automática de informes. Todo lo que realices dentro del programa se exportará a formato PDF, almacenándose y estando disponible para su consulta en cualquier momento, de cara a analizar la evolución y el rendimiento del taller.
• Ahorro en recursos. No tendrás que preocuparte por actualizar viejos sistemas, solo prestarás atención a la cuota mensual de nuestra tarifa. Además, ahorrarás mucho tiempo a la hora de gestionar las diferentes tareas dentro de tu taller gracias a nuestro software.
• Disponibilidad en cualquier dispositivo. Podrás realizar las gestiones y consultas a través de cualquier dispositivo y en todo momento (simplemente con un navegador y conexión a internet). Además, gracias a la validación de doble factor (MFA), opcionalmente, y de manera gratuita se puede añadir una capa extra de seguridad.
• Evite multas: la nueva ley antifraude de la agencia tributaria, es muy estricta, y muy pocos programas cumplen con sus estrictos requisitos. TallerGP está adaptada a la nueva normativa.

Se puede optar por añadir módulos adicionales específicos para cada necesidad concreta (alquiler de vehículos, compra-venta, fidelización, ticketBAI, integración con los programas más conocidos de contabilidad, integración con GT Estimate, etc).

Podemos concluir que los programas de gestión gratuitos no son la opción idónea para la administración de un taller.

Es conveniente escoger una solución que, pese a ser de pago, sea más completa y ofrezca garantías de fiabilidad, seguridad, mantenimiento y calidad, para que las horas del día las pueda rentabilizar con su negocio, y no resolviendo problemas informáticos.